HIVIUM SOLUTIONS - FZCO — Política de Privacidad

HIVIUM SOLUTIONS - FZCO es una sociedad constituida en los Emiratos Árabes Unidos, con domicilio en DSO-IFZA, IFZA Properties, Dubai Silicon Oasis, Dubái, EAU. Los servicios se operan desde esta jurisdicción y se prestan exclusivamente a clientes empresariales.

Nuestra oferta es un servicio tecnológico administrado con un componente gestionado con soporte humano: configuramos y operamos sistemas CRM, automatización de marketing y de flujos de trabajo, implementaciones de software, y la operación, el mantenimiento y el soporte continuos de dichas plataformas por cuenta de nuestros clientes, prestando nuestro equipo soporte humano y no tratándose de un producto de autoservicio puro. Hivium no es un marketplace, procesador de pagos, facilitador de pagos, empresa de servicios monetarios, proveedor de dinero electrónico o de monedero (wallet), entidad fintech, proveedor de servicios financieros, proveedor de telecomunicaciones ni red social, no realiza actividades de criptoactivos y no revende dichos servicios. Hivium no retiene, transmite ni procesa fondos de terceros.

Para cualquier asunto relativo a esta Política de Privacidad o al tratamiento de datos personales, puede contactarnos en legal@hivium.tech.

Esta Política cubre los datos personales que tratamos en dos roles distintos. Es importante comprender esta diferencia, ya que determina a quién corresponde la responsabilidad sobre los datos y cómo se gestionan las solicitudes.

Como responsable del tratamiento: cuando recogemos datos de contacto profesional, información de cuenta, datos de facturación, comunicaciones de soporte y datos de uso del sitio web para nuestras propias finalidades —tales como gestionar nuestra relación con los clientes, operar nuestro sitio web y administrar nuestra actividad—, Hivium determina las finalidades y los medios del tratamiento.

Como encargado del tratamiento: cuando nuestros clientes utilizan la plataforma para gestionar información sobre sus propios clientes, contactos y leads, dichos datos son cargados, controlados y de titularidad del cliente. Hivium los trata únicamente conforme a las instrucciones documentadas del cliente y con la sola finalidad de prestar y operar el servicio. El cliente es el responsable del tratamiento de esos datos y le corresponde contar con una base lícita para recogerlos y tratarlos. En estos supuestos, la política de privacidad del propio cliente y el contrato de servicios celebrado con Hivium rigen la forma en que se tratan dichos datos.

Datos de empresa y de cuenta: nombres, direcciones de correo electrónico profesional, números de teléfono, denominación de la empresa, cargo y datos de contacto similares de las personas que representan a nuestros clientes, junto con credenciales de acceso y parámetros de configuración.

Datos de facturación: información necesaria para facturar y cobrar el servicio, tales como datos de contacto de facturación, domicilio de facturación, identificadores fiscales o de registro proporcionados por el cliente, datos del plan y de la suscripción, y registros de cargos. Cuando intervienen pagos con tarjeta o transferencia bancaria, el pago es gestionado por proveedores de pago externos y no almacenamos los números completos de las tarjetas.

Datos de uso de la plataforma: datos técnicos y operativos generados cuando los clientes utilizan la plataforma, tales como registros de actividad (logs), uso de funcionalidades, marcas de tiempo, información de dispositivo y navegador, dirección IP y datos de diagnóstico o rendimiento utilizados para operar, asegurar y mejorar el servicio.

Datos cargados por el cliente (datos de sus clientes y leads): contenidos que un cliente decide cargar en el CRM o en las herramientas de automatización acerca de sus propios clientes, contactos y leads —por ejemplo, nombres, datos de contacto, mensajes, notas e historial de actividad—. Hivium trata estos datos como encargado del tratamiento por cuenta del cliente, conforme se describe en la Sección 2.

Datos del sitio web y de soporte: mensajes, solicitudes e información que usted nos envía al contactarnos, solicitar una demostración o abrir un ticket de soporte, además de datos básicos de analítica de nuestro sitio web (véase la Sección 9).

Para prestar y operar el servicio: configurar, poner en funcionamiento, ejecutar y mantener el CRM, la automatización y los flujos de trabajo contratados por el cliente, y mantener disponible y operativa la plataforma subyacente.

Para brindar soporte: responder consultas, resolver incidencias, realizar tareas de mantenimiento y asistir a los clientes en el uso de la plataforma.

Para facturación y administración: emitir facturas, procesar los cargos de la suscripción, gestionar las cuentas y conservar los registros necesarios para administrar la relación.

Para asegurar y mejorar el servicio: supervisar errores, usos indebidos y eventos de seguridad, y mejorar la fiabilidad, el rendimiento y las funcionalidades. Las tareas de mejora utilizan datos operativos y de uso; no utilizamos los datos cargados por el cliente sobre sus propios clientes y leads para finalidades distintas de la prestación del servicio, salvo por instrucción del cliente.

Para comunicarnos con los clientes: enviar avisos de servicio, de seguridad y administrativos relativos a las cuentas y a los servicios en uso.

Únicamente tratamos datos personales cuando existe una finalidad clara y una base apropiada para ello. Respecto de los datos en los que actuamos como responsable, el tratamiento se apoya por lo general en la ejecución de nuestro contrato con el cliente (prestar y operar el servicio), en nuestro interés legítimo en administrar, asegurar y mejorar nuestra actividad, y en el cumplimiento de obligaciones legales y contables aplicables. Cuando corresponde, nos basamos en el consentimiento —por ejemplo, para determinadas funciones de analítica no esenciales del sitio web.

Respecto de los datos cargados por el cliente sobre sus propios clientes y leads, Hivium no determina la finalidad del tratamiento. El cliente, en su condición de responsable, debe establecer la base y la finalidad apropiadas para recoger y utilizar dichos datos, y Hivium los trata únicamente para prestar el servicio conforme a las instrucciones del cliente.

No vendemos datos personales ni los tratamos con fines publicitarios o para finalidades ajenas a la prestación del servicio.

Para prestar el servicio nos apoyamos en un conjunto limitado de terceros de confianza, que incluye proveedores de infraestructura en la nube y de alojamiento (hosting), servicios de base de datos y almacenamiento, y herramientas de terceros con las que el servicio se integra (por ejemplo, proveedores de comunicación utilizados para enviar mensajes de correo electrónico, SMS o WhatsApp, y otras plataformas de software que forman parte de los flujos de trabajo configurados).

Estos proveedores actúan como subencargados del tratamiento o prestadores de servicios y solo pueden tratar datos personales en la medida necesaria para cumplir su función por cuenta nuestra, sujetos a compromisos contractuales de confidencialidad y protección de datos. No están autorizados a utilizar los datos para sus propias finalidades. El cliente puede solicitar una lista actualizada de los subencargados utilizados para prestar su servicio escribiendo a legal@hivium.tech.

Compartimos datos únicamente cuando resulta necesario para operar el servicio, para cumplir una obligación legal válida, o para proteger los derechos, la seguridad y la integridad de nuestros clientes, de sus usuarios o de Hivium. No vendemos ni alquilamos datos personales a terceros, ni los compartimos con terceros para sus propias finalidades de marketing o publicidad.

Hivium opera desde los Emiratos Árabes Unidos y utiliza infraestructura y proveedores de servicios que pueden almacenar y tratar datos en distintos países. En consecuencia, los datos personales pueden ser transferidos, almacenados o consultados desde jurisdicciones distintas de aquella en la que fueron recogidos originalmente.

Cuando los datos se transfieren a través de fronteras, adoptamos medidas diseñadas para que permanezcan protegidos, incluyendo la selección de proveedores reputados y la implementación de garantías contractuales apropiadas con ellos. Cuando un cliente tenga requisitos específicos en cuanto a la ubicación del almacenamiento de los datos, dichos requisitos pueden tratarse en el marco del contrato de servicios.

Si tiene consultas sobre dónde se almacenan sus datos o cómo se gestionan las transferencias, puede contactarnos en legal@hivium.tech.

Conservamos los datos en los que actuamos como responsable durante el tiempo necesario para las finalidades descritas en esta Política —por ejemplo, mientras una cuenta esté activa y, posteriormente, en la medida requerida para cumplir obligaciones legales, contables, fiscales y de resolución de controversias.

Respecto de los datos cargados por el cliente y tratados por su cuenta, la conservación se rige por el contrato de servicios y por las instrucciones del cliente. A la terminación del servicio, o a solicitud del cliente, suprimiremos o devolveremos dichos datos dentro de un plazo razonable, sujeto a la conservación que pueda exigir la ley y a los ciclos habituales de copias de seguridad.

Cuando los datos dejan de ser necesarios, adoptamos medidas razonables para suprimirlos de forma segura o para anonimizarlos.

Nuestro sitio web utiliza un conjunto limitado de cookies y tecnologías similares. Algunas son estrictamente necesarias para el funcionamiento y la seguridad del sitio. También podemos utilizar analítica básica para comprender cómo se usa el sitio y mejorarlo.

Cuando corresponde, la analítica no esencial se utiliza sobre la base del consentimiento, y usted puede ajustar sus preferencias a través de la configuración de su navegador o de los controles de consentimiento que se ofrezcan en el sitio. La desactivación de determinadas cookies puede afectar el funcionamiento de algunas partes del sitio web.

No utilizamos cookies del sitio web para elaborar perfiles publicitarios ni para vender información sobre los visitantes.

Diseñamos nuestro servicio teniendo en cuenta la seguridad de la información. Esto incluye el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, controles de acceso para que los datos sean accesibles únicamente por el personal y los sistemas autorizados con base en la necesidad de conocer, y el registro y la trazabilidad de las acciones relevantes para favorecer la auditabilidad y la supervisión humana.

Cuando se emplean tratamientos automatizados o funciones asistidas por inteligencia artificial como parte de un flujo de trabajo, el servicio está diseñado teniendo en cuenta la supervisión humana, de modo que las personas responsables conserven la capacidad de revisar y controlar el funcionamiento de dichas funciones.

Ante un incidente de seguridad que afecte a datos personales, Hivium notificará al cliente afectado sin demora indebida y cooperará de buena fe en la evaluación del incidente y en la adopción de medidas razonables para su remediación, conforme al contrato de servicios y a la legislación aplicable.

Ningún método de transmisión o de almacenamiento es completamente seguro, por lo que no podemos garantizar una seguridad absoluta. Trabajamos para mantener salvaguardas apropiadas y para revisarlas de forma periódica. Esta sección describe las prácticas que hemos diseñado en el servicio y no afirma ninguna certificación específica ni un estatus formal de cumplimiento.

Sujeto a la legislación aplicable y al rol que desempeña cada parte, los titulares pueden disponer de derechos sobre sus datos personales, entre ellos el derecho de acceso, el derecho de rectificación de datos inexactos, el derecho a solicitar su supresión y el derecho a obtener una copia en un formato portable (portabilidad).

Respecto de los datos en los que Hivium actúa como responsable, relativos a sus contactos profesionales y usuarios de cuenta, las solicitudes pueden dirigirse directamente a nosotros a legal@hivium.tech, y responderemos dentro de un plazo razonable tras verificar la solicitud.

Respecto de los datos cargados por un cliente sobre sus propios clientes y leads, Hivium actúa como encargado del tratamiento. Si usted es una persona cuyos datos fueron aportados por uno de nuestros clientes, debe contactar directamente a dicho cliente (el responsable) para ejercer sus derechos. Cuando un titular se dirija a Hivium en relación con tales datos, trasladaremos la solicitud al cliente correspondiente y le asistiremos en su respuesta, conforme a lo previsto en nuestro contrato de servicios.

Cuando la legislación aplicable lo prevea, los titulares también tienen derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente. Hivium no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o que afecten de modo similarmente significativo a las personas sin supervisión humana.

Los clientes también pueden acceder, rectificar, exportar y suprimir datos dentro de la plataforma mediante las herramientas que ponemos a su disposición, y pueden solicitar nuestra asistencia cuando sea necesario.

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y a sus representantes autorizados, y no están dirigidos a menores. No recogemos de forma consciente datos personales de menores. Si un cliente decide tratar tales datos a través de la plataforma, le corresponde, en su condición de responsable, garantizar que cuenta con la base apropiada para hacerlo.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestros servicios, en nuestras prácticas o en los requisitos aplicables. Cuando realicemos cambios sustanciales, actualizaremos la fecha indicada y, cuando corresponda, lo notificaremos a los clientes a través del servicio o por otros medios razonables.

Le recomendamos revisar esta página de forma periódica para mantenerse informado sobre cómo tratamos los datos personales.

Si tiene preguntas, inquietudes o solicitudes relativas a esta Política de Privacidad o a sus datos personales, puede contactarnos en legal@hivium.tech. Para soporte del servicio, puede escribir a support@hivium.tech, y para asuntos de facturación, a billing@hivium.tech.

HIVIUM SOLUTIONS - FZCO, DSO-IFZA, IFZA Properties, Dubai Silicon Oasis, Dubái, Emiratos Árabes Unidos. Licencia comercial No. 75569. Registro No. 73822. Sitio web: https://hivium.tech.